Het kwaliteitsstelsel van Partos en de daarbij behorende streefwaarden is door de leden vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 11 april 2006. In deze vergadering is tevens besloten dat het kwaliteitsstelsel jaarlijks wordt geëvalueerd.
Het kwaliteitsstelsel wordt toegepast volgens het principe 'pas toe of leg uit'.
Definitie Kwaliteit
Kwaliteit is: voldoen aan de behoefte, eisen en verwachtingen van de klant (1).
Kwaliteitskenmerken
a. Concept van 'lerende organisatie': Het regelmatig reflecteren op werkwijze en te behalen resultaten. Het trekken van lessen uit de reflectie en het vertalen in een verbetering van de werkwijze en effectiviteit en een verhoging van de eigen kostenefficiëntie. Lerende organisaties staan open voor debat over de kwaliteit van het particuliere veld en willen werken aan een verhoging van de eigen kwaliteit. Ze maken deel uit van een actief netwerk op het gebied van hun hoofddoelstelling en/ of deelterreinen.
b. Klantgerichtheid: Willen weten wie je klanten zijn zowel in Nederland als daarbuiten.Organisaties in de sector particuliere IS hebben niet alleen klanten of leveranciers. We onderscheiden partnerorganisaties, financiers, donoren, achterban en het grote publiek. Organisaties willen aan hun klanten kwaliteit leveren. Zij geven daarom regelmatig een transparante financiële verantwoording van inkomsten en uitgaven. Klantgerichtheid houdt ook communicatie over behaalde resultaten in.
c. Organisatie en structuur: Lidorganisaties kennen een heldere structuur van hun organisatie, bestuur en toezicht, met scheiding van verantwoordelijkheden en relatie met partnerorganisaties.
Uitgangspunten
De operationalisering van onderstaande criteria en onderwerpen zijn uitgewerkt in de 'Streefwaarden voor de bedrijfsvoering van Partosleden'.
• Toelatingscriteria: Leden van Partos kunnen aantonen dat ze:
a) een zelfstandig rechtspersoon zijn zonder winstoogmerk met een afschrift van hun oprichtingsakte/statuten en inschrijving bij Kamer van Koophandel;
b) gericht zijn op internationale samenwerking wat afgeleid wordt uit de statutaire doelstelling van de vereniging of stichting;
c) verankerd zijn in de Nederlandse samenleving door (indien van toepassing) een lijst te overleggen van:
- samenwerkingsrelaties, financiers en opdrachtgevers
- aantal leden, donateurs en vrijwilligers
- werkzaamheden van vrijwilligers;
d) hun beleid financieel onderbouwd uitvoeren met een jaarbegroting;
e) verantwoording afleggen over hun activiteiten en resultaten met een inhoudelijk jaarverslag;
f ) verantwoording afleggen over de besteding van middelen met een jaarrekening met goedkeurende accountantsverklaring.
• Kwaliteitscriteria. Leden van Partos brengen in de openbaarheid:
a) hun visie, missie en identiteit;
b) structuur van de organisatie, scheiding van bestuur en toezicht;
c) systematische aanpak van kwaliteitsmanagement (zie streefwaarden bedrijfsvoering en uitgangspunten resultaatmeting);
d) en onderschrijven de gedragscode van Partos.
• Transparantie. Leden van Partos staan voor: goed ondernemingsbestuur, openheid van structuur, beleid, inhoudelijke- en financiële resultaten. Partosleden zijn bereid niet alleen de succesverhalen te vertellen, maar laten ook zien waarom bepaalde beoogde resultaten niet zijn gehaald. Tegelijkertijd tonen leden aan steeds weer te leren van hun resultaten en daarmee hun beleid aan te passen.
• Klantwaardering. Leden van Partos onderhouden relaties: met verschillende belanghebbenden (klanten). Die belanghebbenden staan centraal en er wordt inhoudelijk mee gecommuniceerd. Partosleden weten welke belanghebbenden zij bedienen. Het kan daarbij gaan om de doelgroep in het Zuiden, partners, financiers, donateurs, publiek en collega-organisaties. Er is een strategie voor de omgang en communicatie met belanghebbenden waarin rekening wordt gehouden met de mogelijkheden en beperkingen van die samenwerkingsrelaties.
•
Borgen van processen.
Partosleden dragen zorg voor procesbeheersing: dit betekent dat de belangrijkste processen en hun onderlinge samenhang voor iedereen in de organisatie helder zijn en doorgaans (
2) ook dat ze beschreven zijn. Daarbij is tevens duidelijk welke de kritische stappen in die processen zijn en hoe daarmee omgegaan wordt om resultaten relevant en duurzaam te laten zijn.
• Lerende organisatie. Partosleden zijn gericht op: het steeds beter bedienen van hun belanghebbenden en dus op het verbeteren van hun relaties en diensten. Daartoe reflecteren zij regelmatig op hun functioneren en stellen zij hun medewerkers in staat nieuwe kennis en ervaring te creëren, verwerven en distribueren en daarmee hun gedrag aan te passen aan nieuwe inzichten. Zo nemen medewerkers actief deel in het creëren van een 'lerende organisatie'. Tevens staan leden open voor het delen van hun ervaring en het leren van elkaar, in het vertrouwen dat de sector hierdoor wordt versterkt en zich verder ontwikkelt.
Naleving kwaliteitsstelsel
Door zich aan de streefwaarden te committeren geven de leden van Partos daadwerkelijk inhoud aan het kwaliteitsstelsel. In de Algemene Ledenvergadering op 11 april 2006 is afgesproken dat leden in een periode van maximaal drie jaar na aanvang van hun lidmaatschap aan het kwaliteitsstelsel c.q. de streefwaarden voor de bedrijfsvoering voldoen. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
• Een organisatie die beschikt over een gecertificeerd systeem volgens ISO wordt geacht op basis hiervan aan het kwaliteitsstelsel te voldoen.
• Organisaties die niet gecertificeerd zijn zullen in een traject van drie jaar hun bedrijfsvoering aanpassen aan de streefwaarden voor bedrijfsvoering en daarmee aan het kwaliteitsstelsel voldoen.
• Om geïnformeerd te zijn over de behoefte van de leden aan ondersteuning en om de dienstverlening hiervoor te organiseren zal het bureau van Partos jaarlijks een vragenlijst sturen aan leden die (nog) niet aan het kwaliteitsstelsel voldoen. Leden verplichten zich om via deze vragenlijst informatie over de stand van zaken in hun bedrijfsvoering aan Partos door te geven.
• Om ook verder op de hoogte te blijven van de wensen en behoeften van de leden zal Partos regelmatig (jaarlijks) met (een selectie van) de lidorganisaties de ontwikkelingen op het gebied van kwaliteitsversterking bespreken.
• Met lidorganisaties die, na de afgesproken termijn van drie jaar, met hun bedrijfsvoering niet op het niveau van de streefwaarden zijn wordt overlegd wat de kansen zijn om binnen afzienbare tijd alsnog aan deze voorwaarden te voldoen en hoe Partos ze hierbij kan helpen.
¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯
| Op het ledengedeelte is onder 'Strategie en Beleid' het document 'Kwaliteitsstelsel plus' te lezen, waarbij in hoofdstuk 4 de 'Streefwaarden' en in hoofdstuk 7 een 'checklist' is opgenomen m.b.t. kwaliteit. |
english
