Hoe communiceer je over Integriteit in je jaarverslag?

Nieuws

Op 24 februari vond de bijeenkomst ‘Integriteit & Jaarverslaglegging’ plaats, georganiseerd door Goede Doelen Nederland en Partos. Zo’n 40 integriteit- en communicatie medewerkers waren aanwezig om meer te weten te komen over hoe je om kan gaan met het onderwerp Integriteit in je jaarverslaglegging. Ook was er ruimte om praktijkervaringen uit te wisselen en dilemma’s te bespreken onderling.


Als onderdeel van het Gezamenlijk Actieplan Integriteit zijn de Erkenningsregeling en de Partos Gedragscode in 2018 aangepast met afspraken, normen en een meldplicht rondom integriteit. Ook zijn er eisen rondom de verantwoording in het jaarverslag. Goede Doelen en ontwikkelingsorganisaties werken hard aan het verbeteren van hun integriteitssystemen. Onderdeel daarvan is ook om hier goed over te communiceren en meer transparantie te creëren over het omgaan met integriteitsmeldingen richting publiek en donoren. Tijdens de bijeenkomst kwamen verschillende invalshoeken van integriteit aan bod die door verschillende sprekers verder werden toegelicht:

 

Nieuwe normen rond integriteit
Anne-Marie Heemskerk, manager kennis, effectiviteit en innovatie bij Partos, vertelde over de wijzigingen in de normen op het gebied van Integriteit en jaarverslaglegging in de Erkenningsregeling en de Partos gedragscode. Voor het jaarverslag 2019 geldt:  2019 was een overgangsjaar. Het kost tijd om een goed werkend integriteitssysteem te bouwen. Laat zien hoe je als organisatie aan de slag bent gegaan met integriteit. In aanvulling hierop: het Ministerie van Buitenlandse Zaken houdt zich aan het ‘zero-tolerance for non-acting’ principe en houdt organisaties eraan dat zij alles op alles zetten om alle integriteitsschendingen boven tafel te krijgen en het aantal schendingen naar beneden te brengen door preventieve maatregelen te treffen en continue te bouwen aan een werkend integriteitssysteem. Laat dus zien dat jouw organisatie hier serieus werk van maakt.


Verder ging zij in op adviezen en richtlijnen die in de Handreiking externe verantwoording aan bod komen. Een ervan is bijvoorbeeld: “Omarm de openheid: werken voor goede doelen is mensenwerk. Meer meldingen betekent (meer) openheid en een beter werkend integriteitssysteem. Maar: zet bij verantwoording het belang en het recht van het slachtoffer en de (vermeende) dader (gerechtigheid) voorop.” 


Lessen uit de praktijk

Aan de hand van een praktijkvoorbeeld, gaf Jan Ormel, communicatiespecialist bij Plan International Nederland, weer hoe de organisatie communiceert over integriteit en meldingen. Dit is en blijft een leerproces, waarbij ze kiezen voor zoveel mogelijk transparantie, zonder in de details te treden.

 

Communiceer hoe je bouwt aan een goed werkend integriteitssysteem

Sylvia Borren, adviseur bij Governance & Integrity, licht toe dat de beste communicatiestrategie is om een crisis te voorkomen door goed te reageren op meldingen en fouten. Dat kan door een volledig en goed functionerend integriteitsysteem op te bouwen. Een goed functionerend integriteitsysteem biedt ook de beste bescherming tijdens een crisis; lekken wordt voorkomen omdat medewerkers en programmaparticipanten vertrouwen dat ze bij de organisatie terecht kunnen, meldingen worden opgevolgd zonder dat er ophef over ontstaat, oordeelsfouten worden zonder dat er druk van buiten nodig is rechtgezet en gecompenseerd. Het regelmatig rapporteren over de opbouw van het systeem is belangrijk omdat dit context geeft aan de meldingen die worden gerapporteerd en geeft vertrouwen dat de organisatie duurzaam en op lange termijn gerichte investeringen doet om schendingen te voorkomen. 

 

“Het kost tijd om een goed werkend integriteitsysteem te bouwen’’.

 

 Het schrijven over integriteit

  • Beschrijf in het jaarverslag de stappen die ondernomen zijn om het integriteitsysteem op te bouwen.
  • Beschrijf in het jaarverslag de stappen die ondernomen zijn om preventie te verbeteren.
  • Beschrijf waar medewerkers of andere betrokkenen terecht kunnen met issues (vertrouwenspersonen) en waar meldingen terecht komen (integriteitsfunctionaris) en hoe meldingen worden opgevolgd.
  • Beschrijf hoe het lerende vermogen van de organisaties vorm krijgt en duurzaam georganiseerd wordt (morele oordeelsvorming).   
  • Beschrijf alle types schendingen (interpersoonlijk, machtsmisbruik, financieel) en hoe daarop door de organisatie is gereageerd.


Er zijn ook een aantal dont’s:

  • Belangrijke zaken stilhouden
  • Liegen of verdraaien van de waarheid
  • Oordeelsfouten ontkennen
  • Privacy van de dader of slachtoffer op het spel zetten door herleidbare informatie te delen

Vragen & antwoorden
In het laatste onderdeel van de bijeenkomst was er tijd om in groepjes uiteen te gaan en hierbij vragen, zorgen en dilemma’s rondom het communiceren over integriteit te bespreken. Dit werd vervolgens terug gekoppeld aan de rest van de groep. Vragen die naar voren kwamen uit de zaal:

  • In hoeverre moet je een melding achteraf bespreken in het jaarverslag of proactief het initiatief nemen om uit te leggen wat er is gebeurd? Als het gaat om ernstige schendingen kun je het beste contact opnemen met het CBF en een sponsor als het Ministerie van Buitenlandse Zaken om melding te doen van het voorval.
  • Wat is het verschil tussen crisis communicatie versus ‘gewone communicatie’. In de bijeenkomst hebben we verantwoording in het jaarverslag beschouwd als ‘gewone’ communicatie waarbij je beschrijft hoe je omgaat met integriteit en schendingen. Een melding die buiten de organisatie om bij de media is beland beschouwen we als een situatie waar crisiscommunicatie nodig is.
  • Hoe ga je om met ketenverantwoordelijkheid? Er is inderdaad sprake van ketenverantwoordelijkheid. Je kunt in het jaarverslag bijvoorbeeld opnemen dat in contracten met partners nu integriteit is opgenomen en dat er ook een meldpunt voor is opgenomen.
  • Hoe vaak moet je een risicoanalyse doen? Een risicoanalyse kun je elk jaar doen afhankelijk van de grootte van het project of de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan risicoanalyse als er een nieuw proces is ingericht of als er een nieuw (soort) project of nieuwe functies zijn ontwikkeld.
  • Het lijkt erop dat als er geen meldingen zijn geweest, dat het kan betekenen dat je integriteitssysteem nog niet goed functioneert. Hoe leg je uit dat er geen meldingen zijn? Je beschrijft in je jaarverslag de realiteit en hoe je bezig bent om de meldsystemen te verbeteren (bijvoorbeeld dat je vertrouwenspersonen hebt aangewezen). Belangrijk is om het integriteitsysteem, ook al is het zeer beperkt, te beschrijven, daarmee geef je een signaal dat de organisatie zich bewust is van het belang van het systeem. 

 

Aanvullende documenten: