Vacature

Partos zoekt per direct een office manager

  • Solliciteren voor: 21/08/2022
  • Locatie: Amsterdam
  • Uur per week: Bespreekbaar, maar minimaal 24 uur

Partos is de Nederlandse branchevereniging voor ontwikkelingssamenwerking. Wij verenigen, verbinden, versterken en vertegenwoordigen ruim 100 Nederlandse ontwikkelingsorganisaties die zich samen en met anderen inzetten voor een rechtvaardige en duurzame wereld voor iedereen. Tot onze kernactiviteiten horen beleidsbeïnvloeding & belangenbehartiging, leren & innovatie, en communicatie & beeldvorming. Activiteiten zijn er voor én door de leden.

Partos zoekt per direct een office manager (uren bespreekbaar, maar minimaal 24 uur) 

In de rol van office manager ondersteun je het Partosteam bij diverse verenigingsactiviteiten en bureauwerkzaamheden. Je takenpakket bestaat onder andere uit agendabeheer, correspondentie en het opvolgen van diverse actiepunten. Je faciliteert de informatiestroom naar relaties en biedt ondersteuning bij (digitale) evenementen. Werk je graag mee aan het goed functioneren van het bureau van Partos? Zie je jezelf werken in een enthousiast team van 12 personen, samen met een collega-office manager? Bekijk dan de specifieke werkzaamheden! 

Wat worden jouw taken? 

  • Je bent eerste aanspreekpunt bij eenvoudige interne vragen op ICT-gebied. 
  • Je bent verantwoordelijk voor goede afspraken rond de archivering van onze documenten en zorgt dat alle medewerkers zich daaraan houden. 
  • Ons CRM (Microsoft Dynamics) kent geen geheimen meer voor jou. Je beheert dit systeem en houdt het up to date samen met je collega-office manager! 
  • Je speelt een belangrijke rol bij de verbetering van de kwaliteit van onze organisatie en een efficiënte bedrijfsvoering. 
  • Je biedt de directie en het bestuur ondersteuning bij bijvoorbeeld het organiseren van onze halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering. 
  • Je ondersteunt HRM bij bijvoorbeeld het plaatsen van vacatures en het wegwijs maken van nieuwe medewerkers. 
  • Je zorgt dat ons kantoor er spic en span uitziet en dat de plantjes het goed doen  
  • Je plant, organiseert en ondersteunt zowel bij fysieke als online bijeenkomsten en evenementen. Dit doe je altijd in samenwerking met je collega’s. 
  • Je notuleert bij onze teamoverleggen. 
  • Op het gebied van onze lopende projecten bied jij de benodigde administratieve en organisatorische ondersteuning.  
  • Je voert diverse secretariële en facilitaire werkzaamheden uit, inclusief voorraad- en (digitaal) archiefbeheer.  

Wat breng jij mee? 

Kennis en ervaring 

  • HBO-werk- en denkniveau. 
  • Ervaring met managementondersteuning of officemanagement. 
  • Goede kennis van het Nederlands en Engels. 
  • Affiniteit met ontwikkelingssamenwerking. 

Herken jij jezelf in onderstaande vaardigheden en competenties? 

  • Vaardigheid in het gebruik van CRM-systeem/relatiebeheer. Het zou mooi zijn als je ervaring hebt met Microsoft Dynamics. 
  • Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, kernachtig en grammaticaal juist. 
  • Organisatorische vaardigheden. 
  • Kennis van software, zoals Zoom, Teams, WordPress en Mailchimp (ons mailingprogramma).  
  • Sociale vaardigheden, collegiaal, loyaal, oplossingsgericht, bereid tot samenwerken. 
  • Betrouwbaar en nauwkeurig: je komt gemaakte afspraken tijdig na en vervult deze zorgvuldig.  
  • Zelfstandig en ondernemend: je verricht zonder hulp van anderen bepaalde taken en weet in te schatten bij welke taken overleg met, of goedkeuring van anderen nodig is.  
  • Leergierig: je weet nieuwe informatie te verwerken en toe te passen.  
  • Flexibel in drukke tijden.  
  • Servicegericht: je bent hulpvaardig bij het ondersteunen van collega’s indien deze te maken hebben met plotselinge grote werkdruk.  
  • Je bent proactief. 

Partos streeft naar een inclusieve en werk- en leeromgeving, die open staat voor iedereen. Dus wie je ook bent, voel je welkom! 

Wat krijg je ervoor terug? 

  • Een klein en hardwerkend team met enthousiaste en betrokken collega’s. 
  • Een dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke inbreng. 
  • Een functie voor minimaal 24 uur per week, met uitzicht op een vaste aanstelling. 
  • Een salaris in schaal 5 CAO Sociaal Werk (tussen € 2.113,- en maximaal € 3.009,- o.b.v. 36 uur), periodieke inschaling naar relevante ervaring. 
  • Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand, loopbaanbudget en een prima pensioenregeling (PFZW), een internet- en thuiswerkvergoeding, een levendige werksfeer in een prettig en goed bereikbaar kantoor in Amsterdam-Duivendrecht. 
  • We werken ongeveer de helft van de werkweek op kantoor en de andere helft thuis. 

 

Enthousiast?
Voor meer informatie en/of vragen kun je contact opnemen met Mariska Keizer, office manager. Telefoon: 0626873709. Zie voor meer informatie ook www.partos.nl. 

Sollicitaties met motivatie kun je tot en met zondag 21 augustus a.s. sturen naar Bart Romijn, directeur viasollicitatie@partos.nl. De gesprekken vinden plaats op woensdag 24 augustus. Je zult maandag 22 augustus gebeld worden als we je uitnodigen voor een kennismakingsgesprek.