Een inspirerend programma
Dagvoorzitter was Marleen van Amersfoort, programmamanager van het Gezamenlijk Actieplan Integriteit. Na een warm welkom was het woord aan Kees Zevenbergen, Cordaid directeur en lid van de stuurgroep van het Gezamenlijk Actieplan Integriteit. Hij deelde de resultaten en ervaringen van de laatste staff surveys en veldbezoeken, waarin hij expliciet aandacht besteedde aan integriteit, machtsmisbruik en seksueel wangedrag. De respons hierop deed hem besluiten om hier nadere gesprekken over te voeren met respondenten, om erachter te komen wat slachtoffers ervaren en bovenal hoe zij hierbij gesteund willen worden. Hij ervaarde de waarde van drie cruciale elementen: een goed integriteitssysteem (systemsupport) als een randvoorwaarde om op terug te kunnen vallen. Maar ook het belang van de onderlinge empowerment van (potentiële) slachtoffers (sister/brother support). En tot slot, en tevens ook de reden om de directeuren expliciet uit te nodigen voor deze middag, hoe belangrijk het is dat je als directeur in woord en daad staat voor het belang van integriteit in de organisatie (supervisorsupport).
Ook het Ministerie van Defensie was bereid haar (leer)ervaringen te delen. Commodore Westerbeek van de directie Operaties legde de ‘3D-benadering’ uit (defence, diplomacy & development) en benadrukte het belang van open communicatie binnen de organisatie en naar buiten toe. Om het werk van Defensie goed te kunnen uitvoeren is vertrouwen van de lokale bevolking erg belangrijk. Daarom is het cruciaal om als organisatie open te communiceren en uit te leggen wat de intenties zijn rond acties. Ook wanneer er integriteitsschendingen plaatsvinden is deze open communicatie nodig. Hoe moeilijk dit ook is. Het gaat er om integriteit bespreekbaar te maken en met elkaar te leren over morele issues. Op die manier werken we aan een organisatie die ‘moreel-fit’ is. Ondanks de vele acties die Defensie op het gebied van integriteit inzet, zoals de aanwezigheid van zo’n 600 vertrouwenspersonen binnen de organisatie of het opstellen van een apart jaarverslag Integriteit, is dit nog niet genoeg. Dat bleek ook uit het rapport Giebels, waarin o.a. de lage meldingsbereidheid naar voren kwam. “Juist doordat Defensie van oorsprong een hiërarchisch gestructureerde organisatie is met een vrij ‘homogene’ samenstelling, is het voor individuen best moeilijk om incidenten te melden. Daarom blijven we inzetten op communicatie en willen we een open cultuur creëren met elkaar”, aldus de Commodore.
Resultaten workshops Gezamenlijk Actieplan Integriteit
De groep deelde zich vervolgens op om workshops over resultaten uit het Gezamenlijk Actieplan Integriteit bij te wonen.
Workshop preview ‘Handreiking Integriteitssysteem’
gegeven door Anne-Marie Heemskerk (Partos) en Margreet Plug ( Goede Doelen Nederland)
In de workshop van Goede Doelen Nederland en Partos kregen de deelnemers een preview van de ‘Handreiking Integriteitssysteem’. De handreiking is ontwikkeld samen met Governance & Integrity en naar verwachting eind november beschikbaar. De handreiking geeft organisaties inzicht in de fundamenten van een goed werkend integriteitssysteem en hoe ze dat kunnen opbouwen of verder ontwikkelen. Het is een belangrijk onderdeel van een breder palet aan ondersteuningsinstrumenten die de brancheorganisaties samen hebben ontwikkeld in het kader van het Gezamenlijk Actieplan Integriteit.
Moreel leerproces en communicatie
Kern van de handreiking is dat een goed werkend integriteitssysteem uit vier samenhangende onderdelen bestaat. Allereerst werd gekeken naar de meer bekende systeemelementen voor een goed werkende handhavingspraktijk. De noodzaak van een goede preventieve cyclus met bijvoorbeeld een gedragscode en risicoanalyse is evident. Ook is een goed werkend repressief apparaat met een meldsysteem, onderzoek en strafoplegging onontbeerlijk. Daarnaast besteedt de Handreiking aandacht aan het belang van reflectie, en aan de manier waarop organisaties dat kunnen vormgeven binnen de eigen organisatie. Ook gaat de handreiking in op communicatie. Organisaties wordt geadviseerd een lange termijn communicatiestrategie te ontwikkelen rond integriteit waarbij openheid leidend is, en recht gedaan wordt aan alle belanghebbenden.
Ondersteuning en regelgeving
Naast de handreiking Integriteitssysteem, zijn er inmiddels ook een handreiking publieksverantwoording en een roadmap screening ontwikkeld. De brancheorganisaties gaan trainingen aanbieden waaronder ook de mogelijkheid van intervisie. Verder wordt gewerkt aan een e-learning module, het aanbieden van shared services & preferred suppliers en een Klokkenluider-punt.
Workshop Roadmap screening
gegeven door Anne Jansen (Save the Children) en Edwin van Gerwen (het Rode Kruis)
De Dutch Relief Alliance en het Rode Kruis hebben het voortouw genomen voor het aanscherpen van het screeningsproces van toekomstige (en huidige) werknemers/ vrijwilligers, daarbij ondersteund door Hunter Management Partners. Met het aanscherpen van de screeningsprocedures beogen we drie dingen:
- Dat mensen die integriteitsschendingen in het verleden hebben begaan niet solliciteren;
- Het uitfilteren van mensen die integriteitsschendingen in het verleden hebben begaan voordat ze in dienst komen;
- Het laten doordringen bij nieuwe medewerkers van het belang dat de organisatie hecht aan integer handelen.
Roadmap Screening
Om het proces rond screening voor organisaties zo zorgvuldig en praktisch mogelijk in te richten is ter ondersteuning de Roadmap Screening ontwikkeld. In de Roadmap is aandacht besteed aan het screeningsproces, waarbij gekeken is naar de juridische vereisten. Er zijn ook praktische instrumenten ontwikkeld, zoals voorbeeldteksten voor op de website, in de vacaturetekst en op het sollicitatieformulier. Daarnaast worden er concrete voorbeelden gegeven van een formulier voor de referentiecheck en de eigen verklaring integriteit. Wat nog loopt is de vraag of een sectorbrede VOG gewenst is. Daarvoor is steun van het ministerie van Buitenlandse Zaken en van Justis nodig. De Roadmap is begin december voor iedereen beschikbaar. Schematisch ziet de concept Roadmap Screening er als volgt uit:
Workshop Integriteit en lokale partners
gegeven door Pien Klieverik (Save the Children) en Anne Marinussen (Stichting Vluchteling)
De workshop integriteit en lokale partners ging in op de eerste bevindingen in een onderzoek naar integriteitskwesties bij lokale partners dat wordt uitgevoerd door Stichting Vluchteling en Save the Children. Met behulp van een literatuurstudie en 7 casussen bij landenkantoren van INGOs en lokale implementatiepartners wordt onderzocht hoe integriteit lokaal wordt ervaren en waar partners mogelijkheden zien voor verbeteringen, zodat integriteit in de gehele keten kan worden gewaarborgd. In de discussie kwamen vragen naar boven zoals “kunnen Nederlandse organisaties wel écht volledige verantwoordelijkheid nemen bij lokale integriteitskwesties? Is er wellicht een limiet van hoe ver deze verantwoordelijkheid gaat?” Mogelijke oplossingen zijn bijvoorbeeld de implementatie van anonieme surveys, waar men goede ervaringen mee had. “Medewerkers weten vaak heel goed wat er speelt op de vloer. Anonieme meldingen geven in ieder geval inzicht in wat er speelt en welke dilemma’s er zijn.” Een andere deelnemer gaf aan dat er op officiële meldingen vaak een stigma heerst. “Gesprekken kunnen gemakkelijker ontstaan in algemene sfeer, bijvoorbeeld via spel of theater. Nu wordt er vaak verwacht dat iets moet worden gemeld en we het er verder niet met elkaar over kunnen hebben. Dit moet toegankelijker kunnen.”
Workshop Publieksverantwoording
gegeven door Roline de Wilde (toezichthouder CBF) en Frank Tebbe (het Rode Kruis)
In de workshop publieksverantwoording kwam naar voren dat er een concrete handreiking is ontwikkeld voor verantwoording over Integriteit in het jaarverslag passend bij de nieuwe normen van de erkenningsregeling en Partos gedragscode. Daarnaast is ook een toelichting geschreven op de meldingsplicht voor erkende organisaties bij het CBF in geval van (potentieel) ernstige situaties. De meldingsplicht gaat in per 1 maart 2019. Deelnemers gingen in op afwegingen rond goede verantwoording. Openheid geven over een integriteitsschending brengt het risico van reputatieschade met zich mee. Het is dan een stuk lastiger om een eerlijke afweging te maken en recht te doen aan de situatie richting (vermeende) dader en slachtoffer. Aan de andere kant kan het goodwill geven wanneer je open bent over de situatie en hoe je daarop acteert. Omarm daarom de openheid: werken voor goede doelen is immers mensenwerk. Meer meldingen betekent meer openheid en een beter werkend integriteitssysteem. Uiteraard horen het belang en het recht van het slachtoffer en de (vermeende) dader (gerechtigheid) in de verantwoording voorop te worden gesteld.
Nieuwsflitsen
Na de workshops werden resultaten uit projecten gedeeld in korte nieuwsflitsen. Het eerste project was het triagemeldingssysteem van Oxfam Novib, toegelicht door Ton Meijers. Dit meldingssysteem is internationaal ontwikkeld en zal ook voor Nederland ter beschikking worden gesteld. De tweede nieuwsflits ging over de positieve ervaring van Raymund Schutz van het Rode Kruis over deelname aan de workshops Integriteit van GDN. Een aanrader voor iedereen om heen te gaan. Tot slot heeft Doris Voorbraak van BuZa kort toegelicht dat er een eindrapportage ligt van het onderzoek naar de lokale Ombudsman, of Ombuds, zoals die in het vervolg genoemd zal worden. Op 21 november organiseert BuZa een brede informatiebijeenkomst hierover in het Humanity House in Den Haag.
Focus op slachtoffers
Vervolgens benadrukte Annemie Knibbe, voorzitter van Stichting Vrouwenplatform Kerkelijk Kindermisbruik (SVKK) het belang van steun vanuit de omgeving als het gaat om meldingen doen. Voor slachtoffers is het essentieel dat ze zich gesteund voelen. “Het creëren van goede meldingsmogelijkheden en nazorg voor slachtoffers binnen organisaties is daarom een belangrijke stap om meldingsbereidheid te verhogen”, zegt Knibbe. Het filmpje dat zij toonde, waarin een van de slachtoffers haar verhaal doet, bracht de gehele zaal tot stilte.
Gaming en moreel leren
Jan Willem Huisman, mede-oprichter en creatief directeur bij IJsfontein, deelde ook zijn werkervaringen. Daarin staat ‘al spelend leren en ontdekken’ centraal. Hij schetste met behulp van casussen (o.a. uit de sportwereld) mogelijkheden om met digitale tools het morele leren te stimuleren. Hij liet zien hoe je via spel met medewerkers in discussie kan gaan over een ingewikkeld onderwerp als integriteit.
Afsluiting
Bart Romijn, directeur van Partos en voorzitter van de stuurgroep van het Gezamenlijke Actieplan Integriteit sloot de dag af met een vooruitblik op wat ons nog te doen staat. “We zijn op de goede weg door samen te werken aan integriteit. Laten we alle opbrengsten en leerervaringen in de praktijk brengen en nog een stap verder gaan. Leren alleen is niet genoeg om machtsverhoudingen te doorbreken. Daarvoor is intern én extern actievoeren cruciaal”.
