Rutgers strijdt voor seksuele gezondheid en seksuele rechten van iedereen. Waar ook ter wereld. Onder seksuele gezondheid wordt niet alleen de afwezigheid van soa’s, ongewenste zwangerschappen of seksuele problemen verstaan. Het gaat ook over prettige, gewenste en gelijkwaardige seksuele contacten. Vrij van dwang, discriminatie of geweld. Rutgers verbindt onderzoek, praktijk en pleitbezorging. We zetten ons in voor een veilige en gezonde seksuele vorming en ontwikkeling, verbeterde toegang tot anticonceptie en veilige abortus en de preventie van seksueel geweld. Hierbij ligt onze focus op mensen tot 30 jaar.
Rutgers is actief in 29 landen. Onze organisatie wordt gevormd door 130 gepassioneerde professionals in Nederland.
We zoeken een
Receptionist
(18 uur per week, vacaturenummer 2024-03)
Ben je bovendien servicegericht, proactief en op zoek naar een gevarieerde en uitdagende baan?
De werkzaamheden vinden plaats op onze vestiging in het centrum van Utrecht. Een ideale baan naast je studie. Of voor als je naast deze 2 dagen per week nog andere dingen te doen hebt.
Wat je gaat doen
Als Receptionist bij Rutgers werk je in een zeer boeiende, dynamische en internationale omgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en voor interne collega’s. Je doet samen met jouw twee collega-receptionisten de receptiewerkzaamheden, waarbij ieder ook zijn eigen verantwoordelijkheden heeft.
De werkzaamheden zijn divers en bestaan uit onder andere:
- Ontvangen bezoekers, aannemen telefoon, zelfstandig beantwoording van vragen en doorverwijzen indien nodig binnen de organisatie;
- Beheren van aanvragen voor reserveringen van vergaderruimtes;
- Verzorging van voornamelijk interne, correspondentie en afhandelen en/of doorzetten van mails uit diverse centrale mailboxen;
- Bieden van organisatorische en facilitaire ondersteuning bij events, vergaderingen en trainingen;
- Verzorging van alle praktische en facilitaire bij indiensttreding nieuwe medewerker;
- Administratieve activiteiten, zoals het verwerken van post, het regelen van koeriersdiensten, het registeren van parkeerplaatsen en uitgifte van sleutels;
- Zorgdragen voor een opgeruimd kantoor en handhaven orde en netheid;
- Inschakelen van externe facilitaire partijen.
Daarnaast heb jij, net zoals je collega-receptionisten, eigen verantwoordelijkheden:
- Voorraadbeheer van kantoorartikelen, communicatieproducten en de webshop;
- Voorraadruimte beheren en overzichtelijk houden;
- Bijhouden van de intranetpagina’s;
- Facilitaire zaken op kantoor Keizersgracht, Amsterdam.
Je komt te werken in ons team Bedrijfsvoering en Kwaliteit. Dit team bestaat uit drie receptionisten, zes project support officers, een kwaliteitscoördinator, een ICT-coördinator, een medewerker informatievoorziening en een manager Bedrijfsvoering en Kwaliteit.
Wat wij zoeken
Wij zoeken een enthousiaste en proactieve collega. Je bent servicegericht en klantvriendelijk, en vindt het leuk om op een dag veel verschillende dingen te doen. Je werkt graag samen met veel verschillende mensen. Je bent altijd op zoek naar mogelijkheden om de dienstverlening en processen van de receptie te verbeteren en neemt hierin het initiatief.
Daarnaast herken je je in het volgende:
- Je hebt MBO werk en denkniveau
- Je hebt enige ervaring met werken op een receptie of een facilitaire afdeling
- Je kunt goed overweg met Office 365 (Outlook, Teams, Word en Excel);
- Je kunt je goed verstaanbaar maken in het Nederlands en Engels;
Deze functie betreft een parttimefunctie voor 2 dagen per week + 1 extra dag per maand (gemiddeld 18 uur p.w.). Er wordt hierbij zoveel mogelijk gewerkt op vaste dagen. Een ideale functie naast je studie of voor iemand die graag maar 2 dagen per week wil werken.
Wat we je bieden
Wij bieden een uitdagende baan in een ambitieuze organisatie met gedreven collega’s. Het betreft een contract voor een jaar, met de intentie om daarna te verlengen. De aanstelling zal plaatsvinden volgens de arbeidsvoorwaarden van de CAO-GGZ. De salariëring bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring bij een 36-urige werkweek minimaal EUR 2.223 en maximaal € 3.007 bruto per maand (FWG-schaal 30).
Informatie en sollicitatie
We willen een meer inclusieve en diverse organisatie creëren die individuele verschillen in het personeelsbestand waardeert en ervoor zorgt dat iedereen zich welkom en veilig voelt. Voel je je hiertoe aangetrokken? Dan nodigen we je van harte uit om uiterlijk woensdag 14 februari 2024 te solliciteren.
De eerste gespreksronde vindt plaats in de week van 19 februari. Een mogelijk tweede gesprek vindt plaats in de week van 26 februari. Fijn als je met deze data rekening kunt houden.
Reageren op deze vacature kan alleen via de link naar het online sollicitatieformulier in de betreffende vacature op www.rutgers.international/vacatures.
Kandidaten die we uitnodigen voor de tweede ronde vragen we om voorafgaand aan dat gesprek een online vragenlijst in te vullen. Op basis daarvan wordt een profiel opgemaakt dat ingaat op competenties, teamrollen en learning agility (het vermogen om te leren van veranderingen in de omgeving van het werk), en dat tijdens het gesprek besproken wordt.
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Esther van Blitterswijk, manager Algemene Zaken, via vacatures@rutgers.nl onder vermelding van het vacaturenummer. Ga voor meer informatie ook naar onze websites www.rutgers.nl en www.rutgers.international.
Jouw persoonlijke gegevens zullen zes maanden na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd worden.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.
